Partes de una convocatoria

Para poder cumplir con su objetivo, todas las convocatorias deberán tener una estructura específica, detallar información precisa sobre el evento o proceso al que convocan. Toda esta información se desglosa a través de las distintas partes de una convocatoria, de las que hablaremos en las próximas líneas.

En caso de que aún no te quede en claro qué es una convocatoria, debes saber que se trata de anuncios, o escritos cuyo objetivo es invitar a algunas personas que pueden estar interesadas a participar en algún proceso o evento.

Hay distintos tipos de convocatorias, pero en la mayoría de los casos, la información que desglosan es similar.

Partes de una convocatoria: secciones, estructura

No importa el objetivo que se persiga, el organismo o institución que la publique, una convocatoria deberá contar con una diversidad de secciones, con una estructura específica que le permita desglosar la información clave.

Si necesitas hacer una convocatoria y tienes dudas de ¿cómo se conforma una convocatoria?, te describimos cada una de sus partes y secciones.

Encabezado

El encabezado es la parte inicial de la convocatoria, en esta se deben describir los aspectos relacionados a:

• Entidad que convoca: es necesario que en la primera parte de la convocatoria se deje en claro cuál es el organismo o institución que está publicando dicha convocatoria.
• Título o tema: a través del título o tema ha de quedar en claro para cualquier persona que lea la convocatoria, cuál es el objetivo de la misma, para qué se está convocando, así podrá determinar si es o no de su interés.
• Fecha, lugar: cuando ya las personas saben a qué se convoca, también necesitarán conocer los detalles relacionados al lugar al que se debe acudir, la fecha, en que se llevará a cabo.

Introducción

Lo siguiente será el desarrollo de la introducción, en donde tendrá que establecerse a quién se dirige, las convocatorias no siempre son para todo tipo de público.

Por ejemplo, si se trata de convocatorias para universidades, se suele establecer que la misma se dirige a estudiantes que estén cursando o hayan terminado el bachillerato, solo para que tengas una idea de lo que ha de detallarse en esta sección de la convocatoria.

Desarrollo del tema

En esta parte de la convocatoria se ha de desarrollar toda la información que las personas que participaran en la misma, necesitarán, por ejemplo:

• Requisitos.
• Cómo participar.
• Plazos para cumplir con el proceso.
• Medios para participar.
• Como será el proceso de selección de los que participen en la convocatoria.
• Medios a través del cual se darán a conocer los resultados.
• Entre otros detalles.

Anexos

Aunque no es una parte obligatoria para todos los tipos de convocatorias, según la naturaleza de algunas de estas, según el objetivo de la convocatoria, será necesario incluir anexos.

Estos consistirán en algunos documentos adicionales, que pueden ofrecer información complementaria a todos los participantes.

Datos de contacto

Cuando ya se haya detallado todo lo relacionado a la convocatoria, es importante que se dejen algunos medios de contacto.

Bien sea números telefónicos, email, dirección, cualquier otro medio que le permita a los aspirantes ponerse en contacto con la institución en caso de que surjan algunos problemas.

Firma de los responsables

Para finalizar, se deben especificar las instituciones, organizaciones, personas que están a cargo de todo el proceso que rige la convocatoria. Esto dará confianza a los aspirantes, además de que garantizará la transparencia durante el proceso.

¿Cuál es el lenguaje que deberá usarse en una convocatoria?

Por lo general, dada la seriedad de las convocatorias, para el desarrollo de estas se hace uso de un lenguaje formal.

¿Quiénes pueden participar en una convocatoria?

Cualquier persona que muestre interés con los objetivos de la convocatoria y que cumpla con los recaudos establecidos en esta, podrá participar sin ningún problema.

Pasos para participar en una convocatoria

Ten presente que no todas las convocatorias se desarrollan de la misma forma, no obstante, si tuviésemos que mencionar los pasos generales para la participación en cualquier tipo de estas, serían.

• Conocer los detalles de la convocatoria.
• Asegurarse de cumplir con los recaudos establecidos en esta.
• Realizar la postulación o registro, según los medios establecidos en la convocatoria.
• Presentar la documentación.
• Hacer el pago, si es que corresponde, esto aplicaría especialmente para las convocatorias de instituciones.
• Cumplir con las actividades previstas, como entrevistas, exámenes, según el tipo de convocatoria.
• Conocer los resultados que se hayan obtenido, una vez que sean publicados.

¿Cómo realizar una convocatoria en internet?

En caso de que estés necesitando hacer una convocatoria en internet, debes saber que hay muchas herramientas que pueden simplificar el trabajo.

Recuerda que el éxito de una convocatoria dependerá de la forma en que esta sea estructurada. Te comentamos detalles sobre cuáles herramientas te ayudarán a realizar una convocatoria o evento exitoso.

Facebook Events

Es una herramienta que resulta fácil de usar, te permitirá crear una evento en Facebook, para que tus amigos, familiares y conocidos participen. En solo unos minutos habrás creado un evento sin demasiado esfuerzo.

Eventzilla

Si eres un Community Manager y estás pensando en crear un evento, donde además puedas agregar métodos de pago para los participantes del mismo, entonces esta es tu mejor herramienta. También permite organizar eventos de entrada libre.

Eventbrite

Para los que buscan crear eventos en los que se puedan agregar imágenes, logos, códigos de barra, etiquetas, a través de Eventbrite podrás hacerlo.

Para que tu evento tenga un mayor alcance, la herramienta también permitirá compartir el evento en cuestión a través de las redes sociales.

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